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Octobre

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Règlements généraux

Chapitre 1.   Dispositions générales
 
Étant un guide pour la rédaction des règlements généraux des membres actifs de Hockey Québec, lequel contient un certain nombre de dispositions qu’ils doivent respecter conformément à l’article 1.7 c) des règlements généraux de Hockey Québec.
 
1.1              Buts et objectifs
 
La Corporation est constituée afin de poursuivre les buts suivants :
 
·         Contribuer au développement du sport amateur;
·         Assurer le développement du hockey sur glace;
·         Développer l’excellence dans la pratique du hockey sur glace;
·         Véhiculer les valeurs sociétales tels l’idéal amateur et les valeurs de l’esprit sportif.
 
La Corporation est constituée afin de poursuivre les objectifs suivants :
 
·         Régir le hockey sur glace auprès de ses membres individuels;
·         Encadrer les intervenants en hockey sur glace auprès de toutes les catégories de participants;
·         Autoriser les compétitions sportives entre athlètes de niveau amateur au hockey sur glace;
·         Implanter et opérer les mécanismes nécessaires à la réalisation de son mandat;
·         Assurer le perfectionnement et l’encadrement de l’élite;
·         Assurer la formation et le perfectionnement des intervenants à tous les niveaux de pratique;
·         Se concerter avec les partenaires affinitaires;
·         Mettre en place des programmes pour véhiculer des valeurs sociétales;
·        Organiser des campagnes de souscription dans le but de recueillir des fonds nécessaires à la réalisation de la mission, buts et objectifs.
 
1.2              Siège
 
Le siège de la Corporation est situé au 695, avenue Robert-Cliche, Saint-Joseph-de-Beauce,QC, G0S 2V0 et à telle adresse civique que peut déterminer de temps à autre le Conseil d’administration.
 
1.3              Interprétation
 
1.3.1    Dans les présents règlements et tout autre règlement de la Corporation, la forme masculine attribuée au texte ou aux fonctions est utilisée pour marquer le genre neutre et désigne aussi bien les femmes que les hommes.
 
1.3.2        Les présents règlements et tout autre règlement de la Corporation doivent être interprétés conformément à la Loi sur l’interprétation au cas de doute ou d’ambiguïté.
 
 
Chapitre 2. Membres
 
2.1              Catégories
 
2.1.1   Membres corporatifs (ayant droit de vote)
 
Lesquels sont les représentants des associations de hockey mineur du territoire de développement des Élites Beauce-Appalaches, de même que l’école secondaire Veilleux.
 
       Hockey mineur Beauce-Nord
       Regroupement hockey Beauce-Centre 2009
       AHM Haute-Beauce
       Association des joueurs de hockey mineur de St-Georges
       Pro-Lac
       Appalaches
       École secondaire Veilleux ou Commission scolaire de la Beauce-Etchemin
 
2.1.2     Membres individuels
 
·       Les joueurs de hockey et les joueurs affiliés, représentés par leurs parents ou tuteurs légaux, dûment affiliés à la Corporation selon les modalités et conditions fixées de temps à autre par le Conseil d’administration;
·      Les entraîneurs,  les instructeurs et les membres d’encadrement des équipes affiliés à la Corporation;
.    Le conseil d’administration
 
2.2       Modalités et conditions d’affiliation
 
Les modalités et conditions d’affiliation pour tous les membres de la Corporation sont celles arrêtées par Hockey Québec ainsi que Hockey Québec Chaudière-Appalaches et inscrites dans son règlement désigné « Livre des règlements administratifs » ou toute autre modalité ou condition arrêtée par le Conseil d’administration de la Corporation.
 
2.3       Cotisation
 
2.3.1        Le Conseil d’administration fixe annuellement ou sur une autre base le montant de la cotisation annuelle des membres ainsi que la modalité de versement de cette dernière s’il y avait lieu.
 
2.3.2     Le conseil d’administration fixe les frais d’inscription de la saison ainsi que les frais de certaines activités de la saison (testings, camp, autres)
 
2.3.3        Tout retard dans le paiement de la cotisation ou de toute redevance de la part d’un membre peut entraîner pour ce membre la perte de ses droits et privilèges au sein de la Corporation, y compris de son droit de vote s’il en a un.
 
2.3.4        Un membre qui démissionne, qui est suspendu ou expulsé de la Corporation en vertu des présents règlements ou de tout autre règlement de Hockey Québec n’est pas remboursé du paiement de la cotisation.
 
2.3.5     Un membre qui démissionne peut se voir rembourser ses frais d’inscription selon les modalités déterminées par le conseil d’administration.
 
2.4       Démission
 
2.4.1        Tout membre peut démissionner de la Corporation en adressant une lettre à cet effet au président. Cette démission prend effet à compter de la date de démission inscrite dans cette lettre, la date la plus éloignée étant celle à retenir.
 
2.4.2        Malgré toute démission un membre n’est pas libéré de ses obligations financières vis-à-vis la Corporation, y compris le paiement de sa cotisation ou des frais d’inscription, s’il y a lieu.
2.5       Suspension ou expulsion
 
2.5.1        Le Conseil d’administration peut expulser ou suspendre pour une période de temps qu’il détermine tout membre de la Corporation qui à son avis ne respecte pas les présents règlements ou tout autre règlement de Hockey Québec ou dont la conduite est jugée préjudiciable aux intérêts ou à la réputation de cette dernière.
 
Cependant, avant de se prononcer sur une question relative à l’expulsion d’un membre ou à sa suspension, le Conseil d’administration doit aviser par écrit ce dernier de l’heure, l’endroit et la date de l’audition de son cas, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui offrir la possibilité de faire valoir sa défense.
 
2.5.2        Nonobstant ce qui précède, le Conseil d’administration peut adopter et mettre en vigueur des règlements techniques, des règlements de jeu ou d’autres règlements de même nature qui peuvent comporter des sanctions disciplinaires automatiques, y compris l’imposition d’amendes à l’égard d’un membre participant à une activité sanctionnée par la Corporation.
 
2.5.3        Le Conseil d’administration est autorisé à adopter, mettre en vigueur et suivre en matière de suspension, expulsion ou imposition de sanctions disciplinaires la procédure qu’il peut de temps à autre déterminer par voie de règlement. Il peut également confier à un comité de discipline, l’administration et l’étude des cas disciplinaires relevant de l’application ou l’interprétation des règlements techniques, des règlements de jeu ou d’autres règlements de même nature. Toutefois, les membres du conseil d’administration ne peuvent faire partie du comité de discipline tel que prévues à l’article 11 des règlements administratifs de Hockey Québec.
 
 
Chapitre 3.   Assemblée des membres
 
3.1              Composition
 
Toute assemblée des membres est composée des membres de la Corporation désignés par chacune des organisations par un extrait de résolution déposé au conseil d’administration avant l’assemblée générale. 
 
3.2              Assemblée annuelle
 
L’assemblée annuelle de la Corporation doit avoir lieu au plus tard le 30 juin de chaque année, à la date, au lieu et à l’heure déterminés par le Conseil d’administration.
 
3.2.1     Les membres de différents conseils d’administration des organisations faisant partie des Élites Beauce-Appalaches seront invités en tant qu’observateur non-votant lors de l’assemblée annuelle.
 
3.3              Assemblée extraordinaire
 
3.3.1    Une assemblée extraordinaire de la Corporation peut être convoquée sur demande de la majorité (50% plus un) des membres du Conseil d’administration, par le secrétaire ou toute autre personne désignée à cet effet.
 
 
3.4       Avis de convocation
 
3.4.1        Le délai de l’avis de convocation à toute assemblée des membres est de dix (10) jours. L’avis de convocation doit mentionner la date, l’heure et l’endroit de cette assemblée et dans le cas d’une assemblée extraordinaire l’ordre du jour de cette dernière. Seul les points inscrits à l’ordre du jour pourront être abordés.
 
3.4.2        L’avis de convocation est adressé à l’attention de chacun des membres individuels de la Corporation.
 
3.5       Quorum
 
Le quorum à toute assemblée des membres est constitué des membres présents ou dûment représentés.
 
3.6       Vote
 
À toute assemblée des membres :
 
·       Les membres ont droit à un seul vote;
·         Le vote par procuration est interdit;
·         Le vote se prend à main-levée sauf si le tiers des personnes présentes ayants droit de vote réclame un scrutin secret;
·         Au cas d’égalité des voix, le vote est repris;
·         Toute résolution ou règlement est adoptée à la majorité simple des voix exprimées sauf s’il en est autrement prévu dans les règlements ou par la Loi.
 
3.7       Procédure d’assemblée
 
Le président de la Corporation ou le cas échéant le président d’assemblée détermine la procédure à suivre lors des assemblées des membres sous réserve de l’appel aux membres et des moyens relatifs à la procédure d’élection.
 
 
 
Chapitre 4.   Conseil d’administration
 
.
4.1              Composition
 
Le Conseil d’administration est composé :
 
- d’un représentant de Association des joueurs de hockey mineur de St-Georges
- d’un représentant de AHM de Haute-Beauce
- d’un représentant du hockey mineur de Beauce-Nord
- d’un représentant du regroupement de hockey  Beauce-Centre 2009
- d’un représentant de Pro-Lac
- d’un représentant d'Appalaches
- du représentant de l’École Secondaire Veilleux ou de la Commission scolaire de la Beauce-Etchemin
 
 
4.2       Mandat
 
La durée du mandat des administrateurs est de deux ans.
Un poste sera en élection lors des années paires et un lors des années impaires. Le choix du poste en élection lors de la première année paire se fera au hasard.
 
4.3      Tâches et fonctions
 
Établir les priorités et le plan d’action de l’organisme
Adopter les modifications aux règlements généraux
Administrer la Corporation pour et au nom de ses membres
Nommer les membres des comités ou commissions, superviser leur travail et spécifier leur mandat
Administrer le budget du Conseil d’administration et en approuver les états financiers
Remplir toutes autres fonctions qui facilitent l’atteinte des buts fixés
Recruter et nommer le personnel d’encadrement et autres ressources nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation
Déterminer les frais d’inscription et les autre frais inhérents aux activités de la corporation
Déterminer les moyens de financement
Nommer le ou les membres cooptés et déterminés leur mandat
Élaborer une planification stratégique.
 
4.4       Qualité des personnes candidates au Conseil d’administration
 
Afin d’être éligibles à la fonction d’administrateur, les personnes doivent être des membres déterminés par chacune des organisations faisant partie du conseil d’administration.
4.5     Assemblée du Conseil d’administration
 
4.5.1    Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire sur demande du président ou de trois (3) administrateurs
 
 
4.5.2        L’avis de convocation doit être transmis au moins cinq jours à l’avance, à moins d’une urgence pour laquelle un délai de 24 heures sera accepté par le conseil d’administration incluant l’ordre du jour.
 
4.5.3     Sous réserve des dispositions relatives à l’avis de convocation et au quorum des présents règlements, une assemblée du conseil d’administration peut avoir lieu sous forme de conférence téléphonique ou en vidéo conférence.
 
4.6        Quorum
 
Le quorum à toute assemblée du Conseil d’administration est fixé à 50% plus un des administrateurs de la Corporation.
 
4.7       Démission
 
Tout administrateur peut démissionner de sa fonction en adressant un avis écrit à cet effet au secrétaire de la Corporation ou au président au cas de vacance à cette fonction. Cette démission prend effet à compter de la date de réception de l’avis écrit.
 
 
4.8      Vacance et remplacement
 
Si une vacance est créée au sein du Conseil d’administration soit par décès, interdiction, faillite ou cession des biens, perte de l’une des qualités d’administrateurs, démission, expulsion ou absence à trois (3) assemblées consécutives du Conseil d’administration, une telle vacance est comblée par les autres administrateurs du Conseil d’administration.
De façon exceptionnelle, le conseil d’administration, peut avec l’accord de ses membres, choisir une personne pour remplacer une vacance afin de terminer le mandat de cette personne.
Les représentants des franchises ne sont pas touchés par ce point.
 
4.9              Dirigeants
 
4.9.1    Les dirigeants de la Corporation sont :
 
      ·         Le président
      ·         Le vice-président
      ·         Le trésorier
      ·         Le secrétaire
      ·         Les administrateurs
 
Les postes de président, de vice-président, de secrétaire et de trésorier seront octroyés parmi les dirigeants de la Corporation. Dans l’éventualité où plusieurs dirigeants désirent un même poste, les dirigeants procèderont alors à une élection afin de déterminer le titulaire du poste.
 
4.10          Indemnisation et rémunération
 
Les fonctions de dirigeants sont gratuites. Toutefois, les dirigeants peuvent être remboursés de leurs dépenses selon les politiques déterminées de temps à autre par la Corporation.
 
 
4.11          Code d’éthique
 
Le Conseil d’administration adopte et modifie de temps à autre un code d’éthique pour les dirigeants et les parents. Le code peut comprendre notamment des dispositions concernant les conflits d’intérêts et la confidentialité des délibérations des assemblées.
 
4.12          Procédure
 
Le président de la Corporation ou selon le cas le président d’assemblée détermine la procédure à suivre lors des assemblées du Conseil d’administration sous réserve de l’appel aux dirigeants.
 
4.13          Responsabilité des dirigeants
 
Un dirigeant n’est pas responsable des pertes, des dépenses ou des dommages subis par la Corporation alors qu’il est en fonction, excepté s’ils résultent de sa propre négligence grossière ou de son omission volontaire.
 
4.14          Divulgation d’intérêts
 
Un dirigeant doit divulguer au Conseil d’administration l’intérêt financier qu’il a, directement ou indirectement, avec l’individu, la société ou la personne morale qui transige avec la Corporation ou qui désire le faire. Le dirigeant en question n’a pas le droit de voter lors de l’adoption d’une résolution relative à une transaction dans laquelle il a un intérêt.
 
4.15          Validité des actes desdirigeants
 
Même si l’on découvre postérieurement qu’il y a quelque irrégularité dans l’élection ou la nomination d’un dirigeant ou d’une personne qui agit comme tel, ou qu’un ou des membres du Conseil d’administration étaient disqualifiés, un acte fait par le Conseil d’administration par une personne qui agit comme dirigeantest aussi valide que si chacune des personnes visées avait été dûment nommée ou élue ou était qualifiée pour être dirigeant.
 
 
4.17     Incompatibilité
 
Toute personne élue à l’un des postes de dirigeant doit démissionner dans les trente (30) jours suivant son élection de toute autre fonction, charge ou poste que cette dernière occupe au sein de la Corporation sauf si le Conseil d’administration le permet par vote de résolution officielle.
 
4.18     Tâches et fonctions des dirigeants
 
Sauf disposition contraire de la Loi ou de ces règlements, chaque dirigeantaccomplit les tâches et exerce les fonctions ordinairement rattachés à son poste et ceux qui lui sont dévolus par le Conseil d’administration.
 
4.19          Le président
 
À moins qu’il n’en soit autrement ordonné par le Conseil d’administration et sous son contrôle, le président de la Corporation est responsable de l’administration des affaires de la Corporation. Il préside les réunions du Conseil d’administration auxquelles il est présent. De plus, il est membre d’office de tous comités. En cas d’égalité, le président peut voter sur une proposition des voix, il a la voix prépondérante.
 
4.20          Le vice-président
 
En l’absence du président de la Corporation ou s’il ne peut agir, le vice-président préside les réunions du Conseil d’administration. Le vice-président doit de plus exercer les autres tâches et fonctions qui lui sont dévolues de temps à autre par le Conseil d’administration.
 
4.21     Le secrétaire
 
Le secrétaire doit assister aux assemblées des membres et aux réunions du Conseil d’administration et en dresser les procès-verbaux dans les livres appropriés. Il donne avis de ces assemblées et/ou réunions. Il est le gardien des registres, livres, documents et archives, etc. de la Corporation. Il doit de plus exercer les autres tâches et fonctions qui lui sont dévolues de temps à autre par le Conseil d’administration. Il est responsable devant le Conseil d’administration et doit lui rendre compte.
 
 
 
4.22     Le trésorier
 
Le trésorier reçoit les sommes payées de la Corporation. Il doit les déposer au nom et au crédit de cette dernière auprès d’une institution financière choisie par le Conseil d’administration. Il doit tenir ou faire tenir au bureau de la Corporation des livres et registres contenant un état détaillé et complet des transactions affectant la situation financière de la Corporation. Il est aussi tenu de montrer sur demande ces livres, registres et comptes à tout dirigeant de la Corporation, au bureau de cette dernière, pendant les heures de travail. De plus, il exerce les autres tâches et fonctions qui lui sont dévolues par le Conseil d’administration. Il est responsable devant le Conseil d’administration et doit lui rendre compte.
 
 Chapitre 5.   Commissions et comités
 
5.1              Formation et composition
 
5.1.1    Le Conseil d’administration peut former de temps à autre toute commission ou comité
nécessaire au fonctionnement de la Corporation. Toute commission ou tout comité est maître de sa régie interne sauf disposition contraire dans les présents règlements ou tout autre règlement de la Corporation.
 
5.1.2        Le Conseil d’administration détermine la composition de chaque comité ou commission, en nomme les membres, comble les vacances et prévoit leur mandat et l’échéancier de leur travail s’il y a lieu.
 
Chapitre 6.   Dispositions financières
 
6.1              Année financière
 
L’année financière de la Corporation débute le 1er mai d’une année pour se terminer le 30 avril de l’autre année.
 
6.2              Effets bancaires
 
Chaque chèque, billet ou autre effet bancaire de la Corporation est signé à la main ou mécaniquement par au moins deux (2) personnes désignées par le Conseil d’administration.
 
6.3       Vérificateurs des comptes
           
            Le vérificateur des comptes de la Corporation est nommé à chaque année lors de l’assemblée
            Générale annuelle par les personnes ayant droit de vote.
 
6.4       Contrat
 
Un contrat ou tout autre document requérant la signature de la Corporation est signé par toute personne désignée généralement ou spécifiquement à cette fin par le Conseil d’administration.
 
 
Chapitre 7.   Dispositions finales
 
7.1              Amendements aux présents règlements
 
Toute modification aux présents règlements doit d’abord être adoptée par le Conseil d’administration et soumise par la suite pour ratification à une assemblée annuelle ou assemblée extraordinaire convoquée à cette fin, selon le cas. À moins qu’il n’en soit prévu autrement par la Loi, le Conseil d’administration peut entre deux (2) assemblées annuelles apporter des modifications aux présents règlements et ces modifications sont en vigueur dès leur adoption et jusqu’à une prochaine assemblée annuelle ou extraordinaire selon le cas et si elles ne sont pas ratifiées à l’assemblée annuelle suivante, elles cessent d’être en vigueur mais de ce jour seulement.
 
7.2              Abrogation
 
Les présents règlements abrogent tous les règlements généraux antérieurs de la Corporation. (ne peut s’appliquer intégralement aux associations non incorporées)
 
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